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Cómo usar un almacén gratuito de información para el resguardo de sus documentos más importantes.
Google Drive es mucho más que una unidad de almacenamiento web, también sirve para trabajar con las aplicaciones de productividad de Google, Google Docs, y puede ser usado como un punto de encuentro para crear y editar documentos de manera colaborativa.
Como todos los servicios de cómputo de nube, la primera gran ventaja de esta unidad virtual es la posibilidad de compartir documentos de cualquier tamaño sin necesidad de enviarlos vía correo electrónico; sólo se requiere enviar un enlace.
1.- Trabaje offline
El primer paso para trabajar con Google Drive es crear una carpeta Drive en el computador. Vaya a drive.google.com y seleccione el botón “Instala Drive en tu ordenador” que está en la columna izquierda. Todo lo que se almacene en esa carpeta localmente, se copiará en Google Drive, de forma automática.
2.- Full sincronía
Cuando se crea un documento con Google Docs y se almacena en Drive, se colocará una copia en el PC, pero ésta no puede abrirse con los programas de Microsoft Office. Para acceder a estos documentos en la PC, use la aplicación SyncDocs. La versión gratuita sirve para sincronizar hasta 500 documentos.
3.- Historia a la vista
Cuando se trabaja en un documento extenso, especialmente si se trabaja de manera colaborativa, es muy útil tener acceso a la historia pasada del documento. Para obtener el historial de las versiones en Google Docs, vaya a Archivo, Ver historial de revisiones, o presione las teclas CTRL.+ALT+Mayúsc+G.
4.- Guardando anexos
Cuando en el correo-e hay archivos anexos que deseamos compartir, Gmail ofrece la opción de guardarlos en Google Drive. De este modo, en vez de reenviar el correo electrónico, simplemente puede enviar el enlace del archivo almacenado. Basta señalar el documento, botón derecho y escoger Compartir.
5.- Trabajo en equipo
Cuando se comparten documentos (con derecho o no a editarlos, según los permisos asignados) se encuentra la opción de “Enviar correo electrónico a los colaboradores”, una vez que se ha iniciado el proceso de colaboración. En este paso (botón derecho del ratón, Compartir) se pueden añadir colaboradores.
6.- Colores distintivos
La creación de carpetas —y de carpetas dentro de carpetas?es una función básica de Google Drive, indispensable para la organización del contenido. Pero hay más. Al pulsar el botón derecho sobre cualquier carpeta, es posible cambiar el nombre de ésta, moverla a otro destino o asignarle un nuevo color.
7.- Subiendo fotos
Instale la aplicación Google Drive en móviles Android, en iPad o en el iPhone, o también en los Windows Phone y podrá indicar las fotos que desea subir al disco virtual (asegúrese de hacer la transferencia vía Wi Fi). La app PlayCloud hace un trabajo equivalente en los smartphones con BlackBerry 10.
8.- La extensión correcta
Si es usuario habitual del navegador Chrome, puede aprovechar las extensiones o plug-ins creadas especialmente para Google Drive. Hay extensiones para guardar documentos en Drive mientras se navega, para editar fotografías, o herramientas gráficas, entre muchas otras que acceden a Drive desde Chrome.
9.- Creando formularios
Una de las opciones menos usadas de Google Drive y que resulta de mucha utilidad para inscripción en eventos y encuestas online, entre otros usos, es la creación de formularios, con multitud de campos y opciones. En paralelo, se crea una hoja de cálculo en la que se almacenan los datos ingresados.
10.- Tráfico en la nube
Mientras más popular es la nube, es más necesaria una plataforma de intercambio entre los diferentes servicios. Wappwolf Automator es una extensión de Chrome altamente efectiva para transferir información entre Google Drive y servicios como Dropbox, Picasa, Flickr, Evernote, y Skydrive, entre otros.
